Да, вы можете справляться со своей эл. почтой

На прошлой неделе один из моих друзей спросил меня: «Как ты справляешься со всей своей электронной почтой? Это меня просто убивает. Кажется, я не могу ее обуздать". Мне знакомо подобное положение.

На самом деле, этот вопрос мне задают многие. Несмотря на все современные технологии и доступное программное обеспечение, с каждым днем многие люди все больше отстают в этом вопросе. Они просто не могут идти нога в ногу с лавиной цифровых сообщений, которые попадают в их почтовый ящик. Но это действительно возможно. Я так делал много лет, даже когда возросли требования моей работы. Я не хвастаюсь; это просто факт. Но я должен предупредить вас: не бывает легкой дилеммы. Взять под свой контроль папку «Входящие» означает изменить свое поведение. Вы должны быть готовы делать инвестиции.

Но, по моему мнению, чтобы сделать вложение, необходимо приложить много усилий. Когда вы не справляетесь со своей почтой, у вас все выходит из-под контроля. Это как ситуация с поломанным краном: вода из крана капает, капает, и потихоньку грызет и давит на психику и самоуверенность. Также это может помешать вашей карьере, поскольку люди склонны ассоциировать отзывчивость (ответ на письмо) с компетенцией. Поэтому становление email-ниндзей является важным навыком выживания.

Вот четыре необходимых действия, которые я бы порекомендовал для успешного управления электронной почтой.

1. Ежедневно обрабатывайте все входящие письма. Это должно быть вашей целью. Вы должны идти спать, проработав каждое сообщение. Это не означает, что вам следует ответить на все из них. Однако, это значит, что вы должны проработать каждое сообщение. Это большая разница. Об этом я буду говорить позже.

2. Не зацикливайтесь, продолжайте двигаться дальше. Суть в том, что когда вы начали обрабатывать папку «Входящие», то должны двигаться быстро. Прочтите сообщение один раз и ответьте на вопрос: «Оно требует ответного действия?» Другими словами: меня просят что-то сделать? Если да, то вы можете воспользоваться одним из трех вариантов действий:

- Исполнить – принять меры по исполнению задания. Я следую правилу «двух минут» Дэвида Аллена. Если я могу исполнить требуемое задание менее, чем за две минуты, я делаю это немедленно. В этом есть дополнительное преимущество: о вас склаждывается мнение как о человеке, который быстро реагирует на сообщения.

- Поручить – поручить исполнение задания кому-нибудь еще. Я не говорю о сваливании ответственности на другого. Однако зачастую кто-нибудь другой может лучше выполнить просьбу отправителя. Доусон Траутман однажды сказал: «Я намереваюсь никогда не делать того, что другие могли бы или хотели бы сделать, когда существует так много важных дел, которые необходимо сделать и которые другие не могут или не хотят сделать». Другими словами, попытайтесь сосредоточиться на делах первостепенной важности и разгрузите все остальное.

- Отложить – сознательно решите, что вы исполните задание позже. Это значит, что вы не можете завершить задание через две минуты или меньше или не можете кому-нибудь поручить исполнение задания. Вы можете или добавить его в свой список дел или же самостоятельно завершить задание. К счастью, в Entourage я преобразовываю электронную почту в задачу или событие (например, назначение) с помощью одного нажатия клавиши.

Если входящее сообщение не требует ответного действия (т. е. отправитель не требует от вас никаких действий) или вы сами приняли решение не выполнять никаких действий, то у вас есть два варианта:

- Удалить – определите, может ли вам понадобиться данная информация позже. Если нет, удалите это сообщение. Мое личное убеждение в том, что если эта информация действительно важна, у кого-то еще где-нибудь в мире имеется ее копия.

- Сохранить – если вы считаете, что данная информация вам может понадобится, сохраните ее. Но не создавайте сложный набор файловых папок. Это единственный и самый важный совет, который я могу вам дать. Просто храните все в одной папке «Обработанная почта».

Если у вас все более усложнено, то это приведет к откладыванию проработки писем со дня на день. Поверьте мне в этом. Если проработанная почта не будет хранится в одной папке, вам нужно будет решить: следует ли мне сохранять это сообщение под назвением «Тами», поскольку оно именно от нее или же под назвением «Макс», потому что оно о нем. И потом, что делать, если сообщение охватывает более чем одну тему? Создаете ли вы копии сообщения и помещаете в соответствующие папки? Все может быстро усложнится.

Забудьте обо всем этом. Храните вашу почту в одной папке и в случае необходимости вы сможете найти нужное вам сообщение с помощью соответствующей программы (например, Spotlight). Поисковые возможности почти каждой современной почтовой программы дадут вам возможность использовать любое сообщение, когда это необходимо. На такой способ поиска нужного вам сообщения может уйти на несколько минут больше, но зато вы сэкономите часы времени, которые вы потратите, пытаясь выяснить, как сохранены сообщения.

Когда вы впервые приступили к обработке электронной почты по моему совету, это будет медленно и тяжело. Вам следует продумать каждый шаг. Но это будет длиться недолго. Со временем вы будете исполнять эти действия автоматически, не задумываясь над каждым шагом. Отвечать на сообщения таким образом станет вашей привычкой. Я, например, как правило, могу проработать около 100 сообщений в час, и это мой обычный, ежедневный объем.

3. Используйте сочетания клавиш и избегайте мыши. Мышь является ужасно неэффективным устройством ввода. Почти каждое действие мышью можно выполнить с помощью клавиатуры. В Mac OS X вы даже можете создать сочетания клавиш для любого пункта меню в любом программном пакете.

Моя личная цель – никогда не использовать мышь. Каждый раз, когда я использую мышь, мне нужно убрать руки с клавиатуры. Это не занимает много времени, но понемногу у вас остается все меньше времени. KeyCue – это программа Macintosh, которая поможет вам выучить все горячие клавиши любой программы. Это выгодное вложение. Кроме того, можно контролировать программный файл «Помощь» и устанавливать для себя горячие клавиши.

4. Пусть фильтр сортирует низкоприритетные сообщения. Если вы не используете правил эл. почты, вы теряете много времени. (И в Outlook, и в Entourage есть опция «Инструменты | Правила».) Вам может показаться немного замысловато, но ими пользоваться не так уж и сложно. Как и на все, нужны небольшие вложения, но это сэкономит массу времени.

Например, у меня есть правило, которое перемещает только что скопированные сообщения электронной почты в папку «CC Mail». Я определил для себя, что эти сообщения имеют низший приоритет. Я не хочу захламлять ими свою главную папку входящих сообщений. В любой момент я могу их открыть, но они не имеют высокого приоритета.

У меня также есть папка Bacn, в которой хранятся рассылки, отчеты о финансовых операциях и другой автоматически генерируемый материал. («Спам» - это массовая рассылка нежелательной почты. «Bacn» - это массовая рассылка подписанной почты. Entourage имеет менеджер списка рассылки, который сортирует рассылку. Как и в случае с CC mail, он не допускает попадания нежелательной почты в папку «Входящие».

Не отчаивайтесь. Вы можете управлять своей эл. почтой. Для этого не обязательно быть умником. Но вам придется взять на себя некоторые новые обязательства и научиться некоторым новым действиям. В конце концов, немного дополнительных усилий помогут вам сэкономить время и дать вам удовлетворение тем, что вы контролируете свой рабочий процесс.

Вопрос: Как у вас обстоят дела с электронной почтой? Есть ли у вас успехи в этом деле? Какие дополнительные советы вы бы хотели получить?

© 2009, Michael S. Hyatt.
All rights reserved.
Originally published at
www.michaelhyatt.com
Перевела с английского
Наталия Гончарова.