7 советов как увеличить эффективность заседаний

Заседание – это совместное присутствие только необходимых участников, каждому из которых есть что сказать от себя, для обсуждения вопросов, затрагивающих интересы всех участников, принятия определенных решений, как того требует заранее выбранная цель собрания.
При проведении собраний всегда актуален вопрос – как достичь цели собрания, часто мы бываем не готовы или недостаточно готовы и не озадачиваем себя вопросом, как лучше достичь того, что нам необходимо.
Если отбросить методы Макиавелли, то целью этой статьи остается исследование способов и средств, которые позволят людям, ответственным за проведение и посещение заседаний (которые без предварительной детальной проработки могут «съесть», или забрать впустую огромное количество ценного времени) достигать своих легитимных целей. Очень часто их можно достичь с помощью таких мер, как более тщательная подготовка, планирование действий и возможных сценариев развития событий.
1. Всегда помните, что решения будь они эффективные или неэффективные, принятые на собрании, являются результатом общения. Если такое общение не будет эффективным, то невозможно принять решение по его результатам. К сожалению, истинная природа общения, которое играет важнейшую роль во всей человеческой жизни, не говоря уже о сфере экономических отношений, часто понимается неправильно или принимается за нечто другое. Нигде это не проявляется с большей очевидностью, чем во взаимоотношениях двух людей, уж если происходит непонимание между двумя участниками, то можно представить, насколько больше потенциал непонимания, когда в общении участвует гораздо больше людей.
2. Не забывайте о равноправии участников. Это, пожалуй, самая распространенная опасность всех заседаний, заключается в том, что инициативу на них могут захватить участники, четко и ясно излагающие свои мысли или чрезмерно уверенные в себе, в ущерб тем, которые не способны к такому ясному самовыражению, но при этом являются носителями ценных и оригинальных мыслей. Это возлагает ответственность на ведущего или председателя обеспечить участие в обсуждении всех присутствующих, сдерживая чрезмерные порывы одних и поощряя других.
3. Настаивайте на пунктуальности и регламенте. Все собрания должны начинаться вовремя. Кроме совершенно непредвиденных или неотвратимых задержек, нельзя разрешать участникам приходить когда им заблагорассудится, без согласования или разрешения – это поставит под угрозу эффективность собрания, не говоря уже о том, что перед теми, кто пришел вовремя, опоздание выглядит неуважительно.
Утверждение регламента заседания, определение времени его завершения так же, как и время начала, может помочь сконцентрировать внимание и приучить участников к лаконичности в дискуссиях. Каким бы ни был установлен регламент, его следует строго придерживаться во всех случаях.
4. Защищайте порядок. Если собрание имеет разумную, серьезную цель и реальные задачи, потребуется время для того, чтобы достичь решений. Однако решения сами по себе требуют сосредоточенности на процессе, которую можно утратить из-за посторонних помех, и поэтому им необходимо противодействовать или свести к минимуму, поскольку даже очень тактичное вмешательство может нанести ущерб взаимопониманию. Концентрация мысли на предмете обсуждения нарушается из-за вмешательства, будь то телефонный звонок или что-либо другое. Все вмешательства, кроме самых непредвиденных случаев, и особенно те, которые инсценированы намеренно, должны быть официально запрещены.
5. С раздраженностью лучше справиться. На многих собраниях присутствует раздражение. В зависимости от того, как с ним управляются, оно может либо помешать успеху собрания, а значит, не будет достигнута цель, или быть нейтрализовано, и таким образом задачи собрания будут выполнены.
Большинство людей склонны реагировать так же, как относятся к ним. Если мы приходим на собрание в гневе, то вне зависимости от того, чем мы можем оправдать свое настроение, оно может породить такое же отношение тех, с кем мы встречаемся. Относясь к собранию спокойно, и вооружившись определенными методами на случай потери самообладания, вы вполне можете рассчитывать на то, что переиграете оппонента и достигните своей цели. Уважение, проявленное к людям, и предвидение их возможных реакций может помочь провести спокойно даже самую острую встречу.
Несомненно, если участники собрания будут часто терять самообладание, председателю необходимо выдвинуть условие, что если это повторится вновь, собрание будет остановлено.
6. Уверенность в себе против агрессии. К сожалению, убежденность и агрессию часто путают между собой. Агрессивный участник насильственно проталкивает доказательства и приводит доводы, при этом не дает объекту своей критики дать ему ответ, что является неприемлемым. В своем поведении он использует философию «опережающего удара» и полагает, что другие взгляды просто не возможны и, следовательно, их необходимо отмести. С другой стороны, уверенные в себе участники могут приводить такие же доказательства и аргументы объективно, не лишая оппонента возможности и права отвечать или придерживаться другого мнения. Уверенные в себе люди готовы выслушать мнение других и уважать их право придерживаться других взглядов, отличающихся от их собственных.
7. Избегать самоудлинняющихся сценариев на собраниях. Некоторые участники собрания рассматривают свое участие и присутствие как способ укрепления своего престижа и положения, и с этих позиций продолжительность собрания символизирует их значимость и важность.